Gestion du Temps au Travail : 7 Astuces pour l’Optimiser

La gestion du temps au travail : vous voyez cela comme une contrainte ? Pourtant, l’optimiser conditionne en grande partie l’atteinte de vos objectifs. Bien gérer votre temps conduit en effet à plus de productivité, davantage d’efficacité et moins de procrastination. Alors, ça paraît facile dit comme ça, mais la réalité est bien différente. Organiser son temps de travail demande de connaître quelques astuces, mais aussi d’éviter certains pièges. Vous voulez les connaître ? Découvrez dès à présent mes 7 astuces pour optimiser votre gestion du temps au travail !

Astuce n° 1 — Connaître ses priorités pour une meilleure gestion du temps au travail

Que vous soyez salarié, cadre ou entrepreneur, votre parcours professionnel est jalonné d’objectifs. Qu’ils soient fixés à plus ou moins long terme, ils conditionnent vos actions au quotidien. Il est donc primordial de bien les connaître pour ensuite pouvoir définir vos priorités.

Ainsi, posez-vous les bonnes questions :

• Quelles sont mes missions prioritaires ?
• Quelles sont celles qui m’aideront à atteindre mes objectifs ?
• Au contraire, quelles sont les actions qui ne m’apportent aucun résultat ?

Ce travail de réflexion ne vous semble peut-être pas important. Mais croyez-moi : écrites noir sur blanc, vos priorités vous paraîtront bien plus claires !

Astuce n° 2 — Identifier ses périodes de productivité

Ah, cette fameuse productivité ! Quand on parle d’optimisation et de gestion de son temps au travail, elle revient toujours sur le devant de la scène. Et pour une très bonne raison : être productif va vous faire gagner beaucoup de temps.

Simplement, nous ne sommes pas tous égaux. Quand certains seront plus efficaces au lever du jour, d’autres seront beaucoup plus productifs en fin de journée. Alors, je vous rassure : la vie n’appartient pas exclusivement à ceux qui se lèvent tôt ! Elle est plutôt du côté des personnes qui apprennent à mieux se connaître.

Car en ayant conscience des moments de la journée où vous êtes le plus efficace, vous avez la possibilité de mieux organiser votre temps.

Pour ce faire, planifiez les tâches qui vous demandent attention et réflexion durant ces périodes. Quant aux autres actions plus « automatiques » (réponse à vos emails, facturation, appels sortants et entrants, etc.), planifiez-les à des moments où vous savez que votre concentration sera moindre.

Astuce n° 3 — Planifier sa semaine pour mieux gérer son temps

Optimiser sa gestion du temps au travail nécessite de savoir s’organiser. Et une bonne organisation passe avant tout par la planification de ses tâches. En effet, à partir du moment où celles-ci sont clairement définies puis annotées sur votre agenda, votre charge mentale diminue instantanément.

Ainsi, au moment qui vous convient le mieux, listez toutes les tâches que vous devez effectuer et planifiez votre semaine à venir. Cette action peut également être réalisée sur un mois ou un trimestre complet. Vous pourrez ainsi réaliser quels sont les projets en attente qui nécessitent toute votre attention.

Astuce n° 4 — Ne pas faire plusieurs choses à la fois

Vous êtes adepte du multitâches ? Vous avez l’impression d’être efficace en réalisant plusieurs choses en même temps ? Cette façon de travailler est pourtant contre-productive.

En effet, en passant d’un claquement de doigts d’un projet à un autre, vous ne faites que vous fatiguer. Pire, cette sensation de surmenage pourrait même vous mener droit vers un burnout.

Car abandonner une tâche pour une autre demande à votre cerveau de constamment se réadapter à une nouvelle situation. Cela engendre aussi un trop-plein d’informations difficiles à gérer.

Au contraire, vous focaliser sur une seule mission augmente votre productivité. Votre sentiment de satisfaction face au travail accompli n’en est que renforcé.

Astuce n° 5 — Couper toutes ses notifications pour optimiser son temps de travail

Nous vivons dans un monde ultra connecté. Notifications, emails, coups de téléphone : au quotidien, vous êtes constamment dérangés ! Pour optimiser votre gestion du temps au travail, vous allez devoir faire preuve d’autodiscipline.

Cela inclut notamment de couper toutes vos notifications à certains moments de votre journée. Vous planchez sur un projet important ? Vous ne souhaitez pas être dérangé ? Dans ce cas, éteignez tout de suite votre téléphone.

Ne pas être sollicité va vous permettre d’accomplir des tâches de fond, celles qui vous demandent une concentration intense.

Avant de vous plonger dans vos dossiers, prévenez votre équipe de votre indisponibilité. Ainsi, ils ne seront pas surpris de votre absence. Quant à vos emails, ils peuvent bien attendre quelques heures, n’est-ce pas ?

Astuce n° 6 — Oser dire « non »

Je suis certain qu’il vous est déjà arrivé de regretter d’avoir accepté une sollicitation. Parce que vous appréciez la personne qui vous a demandé de l’aide. Ou parce que vous étiez vraiment enthousiaste à l’idée de réaliser un tel projet. Seulement, vous n’aviez pas du tout imaginé la charge de travail qui allait vous tomber dessus. Vous étiez débordé !

Comment anticiper cela ? La réponse est simple. Dans un premier temps, il est important de bien connaître vos priorités : ce projet est-il en concordance avec vos objectifs ? Identifiez ensuite quelles sont vos compétences : êtes-vous en mesure de réaliser la mission qui vous est confiée ?

Une fois ces éléments clairement définis, refusez les projets qui ne rentrent pas dans ce cadre. Ainsi, vous avancerez plus sereinement vers vos objectifs.

Astuce n° 7 — Prendre des pauses

J’en conviens, l’action même de prendre une pause n’est pas naturelle chez tout le monde. D’autant plus si votre charge de travail est importante. Mais je vous l’affirme : faire des pauses ne nuit ni à votre productivité ni à votre efficacité. Au contraire, votre gestion du temps au travail n’en est que fluidifiée.

S’aérer régulièrement l’esprit (après une période de travail intense par exemple) est bénéfique. Cela vous permet de prendre du recul sur vos tâches en cours et d’éviter le surmenage.

Vous n’arrivez pas à ralentir ? Encore une fois, tout est une question de planification. Notez vos moments de pause dans votre agenda et tenez-vous-y. Quelques minutes suffisent en général à prendre de la distance. Après ça, je vous l’assure : vous serez plus productif !

Optimiser sa gestion du temps au travail ne se réalise pas du jour au lendemain. Ces techniques représentent toutes des habitudes qu’il va vous falloir acquérir au fil du temps. Et ce sont ces bonnes pratiques qui vont vous permettre d’atteindre tous vos objectifs ! Vous souhaitez provoquer la chance et booster la croissance de votre entreprise ? Chaque année, j’organise le séminaire pour entrepreneurs BusinessMax. Venez-y nombreux !

À très vite,

Max