temps business plan

Maîtriser l’art de gérer son temps et apprendre à mieux utiliser son temps

Combien de précieuses heures consacrez vous chaque jour à votre téléphone ? Une étude récente révèle qu’en moyenne, les individus y consacrent plus de cinq heures quotidiennes. Pour ma part, ce chiffre se situe autour d’une heure et demie, tandis qu’Elon Musk, le célèbre entrepreneur, y consacre seulement une heure.

Et c’est l’une des raisons majeures entre ceux qui ont beaucoup de succès et le reste.

Il est fort probable que votre téléphone vous sollicite par des notifications, que les réseaux sociaux captivent une part importante de votre attention, et que vos amis vous invitent régulièrement à les rejoindre pour un verre. Pourtant, quelle que soit notre situation, nous disposons tous de 24 heures par jour.

Ce qui fait la véritable différence, en fin de compte, réside dans la façon dont nous utilisons ce précieux temps. Ainsi, comment optimiser votre emploi du temps, à l’instar des individus les plus fortunés ?

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Premier point : l’importance de se focaliser

prioriser

J’ai eu l’honneur d’accompagner plus de 160 000 chefs d’entreprise, entrepreneurs dans ma carrière, et j’ai pu aussi coacher des milliardaires, des gens qui ont beaucoup de succès. Certains sont mes amis, d’autres étaient des mentors et le sont encore.

Il y a un point commun à toutes les personnes qui ont un succès très impressionnant : ils ont tous la capacité de se focaliser. Et si vous n’avez pas les résultats que vous voulez, il y a de fortes chances que c’est dû à un manque de focus.

Qu’est-ce que se focaliser ? Qu’est-ce que rester focus ?

Savoir prioriser

C’est avant tout savoir prioriser. C’est savoir se dire : “quelles sont les actions qui vont générer le maximum de résultats ?” C’est la première chose à définir.

Moi, j’ai fait l’erreur à mes débuts en tant que chef d’entreprise. J’ai traversé une phase où je m’efforçais d’accomplir une multitude de tâches, sans réaliser que 80 % d’entre elles ne produisaient qu’un impact minime et peut-être que vous l’avez fait aussi. Et j’ai commencé à me poser en me disant : “Quelles sont les actions qui génèrent des impacts 8, 9, 10 sur 10 et pas 1 ?”. J’ai ensuite pris la décision d’abandonner ou de déléguer les tâches à faible impact.

Se concentrer sur une action longtemps

La deuxième chose est de se concentrer sur une tâche ou une action pendant plusieurs minutes, pendant plusieurs heures, sans être interrompu, sans changer de tâche. C’est pouvoir faire une tâche sans laisser les gens venir vous interrompre.

Je discutais avec mon assistante de direction qui me disait : “Mais où passe tout mon temps ?” Elle avait vraiment vécu un point où elle avait quasi plus de weekend, elle disait : “Mais je n’arrive pas à gérer tout ça”.
Et en fait, une des raisons, quand elle a vraiment analysé les choses, c’était qu’en fait, elle laissait les gens l’interrompre tout le temps. Elle a dit : “Normalement, quelque chose où je peux me focaliser pendant une heure d’un coup, je le fais maintenant en 3 heures”.
On a discuté et trouvé un système qui permet pour elle de se focaliser et d’avoir un système de communication pour l’équipe qui va faire en sorte qu’ils ne vont pas l’interrompre pour des choses peu importantes.

Apprendre l’art de se focaliser a littéralement le pouvoir de tripler votre productivité. Et de multiplier vos revenus et la vitesse à laquelle vous allez atteindre vos objectifs. C’est à ce point-là important.

Soyez capable de rester concentré en deep work, en travail profond et intense pendant 1h, 2h, 3h. Par exemple, prenez 3 heures dans votre agenda pour vous concentrer sur une chose, et ne laissez personne vous perturber. Personne ne doit vous interrompre, votre téléphone est en mode avion, vos notifications sont coupées.
Cela va vous permettre d’accomplir parfois plus en 3 heures que certains font en une semaine.

Imaginez-vous si vous êtes capable de passer à accomplir plus de choses en une journée qu’en une semaine par rapport à la majorité des autres, votre concurrence. Imaginez-vous à quelle vitesse vous allez avancer. Vous allez avancer 5 à 6 fois plus vite que les autres.

Aimeriez-vous être en mesure d’atteindre trois fois, cinq fois, dix fois plus rapidement vos objectifs ? Aimeriez-vous accomplir plus en disant que certains en trois générations ? Alors, vous devez maîtriser l’art de se focaliser.

Être focus sur une chose uniquement

liste de taches prioritaires

Autre chose à savoir en psychologie : on peut seulement se focaliser sur une chose à la fois. Quand vous êtes focalisé sur une tâche importante et que vous vous laissez perturber par une tâche peu importante, que se passe-t-il ? Quand quelqu’un vous interrompt pour quelque chose de peu important par rapport à vos priorités, qu’est-ce qui se passe ?

Vous allez prendre 10 à 15 minutes juste à vous remettre dans votre tâche, dans votre action. Vous allez perdre énormément de temps, énormément d’énergie, et ce qui augmente au passage votre niveau de stress. Ainsi, en augmentant votre niveau de focus, vous allez vous sentir plus confiant, plus serein, et votre niveau de stress va descendre.

Éliminer les “petites choses”

Voici une autre clé pour augmenter son focus : éliminer les petites choses auxquelles vous devez penser tous les jours. Par exemple, Steve Jobs ou Mark Zuckerberg, ils ont quelque chose de très simple : ils mettent le même t-shirt de la même couleur tous les jours.

La raison : cela économise leur énergie mentale. Ils n’ont pas besoin de se poser la question, “Je porte quoi aujourd’hui ?” C’est un petit détail. Ils ont une obsession saine des petits détails. Ils en sont au point de se demander “comment je peux économiser ma bande passante, mon énergie mentale, pour que je n’aie même pas besoin de penser à ce que je vais mettre demain ?”. Je sais ce que je vais porter demain : la même chose qu’hier.

Ce n’est pas forcément ce que vous devez faire, mais c’est une analogie pour montrer concrètement à quel point ces milliardaires pensent et comment il faut peut-être élever son niveau de simplification si vous voulez vous focaliser et accomplir plus de choses.

Vous devez apprendre à simplifier votre vie. Généralement, vous avez trop de choses à penser et des choses qui sont peu importantes. “Qu’est-ce que je vais porter ce soir ?” “Qu’est-ce qu’il a pensé, ceci ?” “Quand est-ce que je vais aller à la pharmacie ?”

Dès que vous commencez à gagner plus d’argent, misez sur l’embauche d’un.e assistant.e administrative. Cela vous libérera du temps, au moins 20 heures par semaine, soit 80 heures par mois. Cela fait économiser un temps phénoménal. Mais surtout, ça permet de libérer l’esprit pour se focaliser sur ce qui compte.

C’est la raison pour laquelle tous les chefs d’entreprise et entrepreneurs qui rentrent dans nos programmes choisissent d’aller recruter un.e assistant.e. C’est un de nos conseils en séminaires. Ils pensent que ça va leur coûter de l’argent, mais non, parce qu’ils vont récupérer du temps pour se focaliser sur des tâches qui vont être plus productives, qui ont un impact 8, 9, 10.

Vous allez être plus sain, et être plus focus. Et quand vous êtes plus focus, vous accomplissez trois fois, dix fois plus de choses.

Planifier son quotidien et sa semaine

planifier son temps

Un autre élément fondamental pour augmenter votre niveau de focus, c’est de planifier. Les personnes qui ont beaucoup de succès prennent un moment de planification. Soit la veille pour planifier le lendemain ; soit en fin de semaine pour planifier la semaine suivante.

Organisez des calls toutes les semaines, tous les trimestres, toutes les années pour planifier. Cela favorise le focus et permet de prioriser, de se demander ce qui est important, savoir où mettre notre concentration, notre énergie, nos ressources. L’objectif est de pouvoir se focaliser et d’accomplir le maximum de choses qu’on veut accomplir.

Pour multiplier par 3 votre productivité, mettez cette astuce dans votre agenda. Mettez un rappel pour planifier votre semaine, le vendredi soir, le samedi ou le dimanche. Planifiez votre semaine. Cela va vous prendre 15-20 minutes maximum. Mais ce temps-là va permettre d’être trois fois plus productif.

Est-ce que vous pensez que c’est une bonne habitude à avoir de planifier votre semaine, de juste investir 15, 20 minutes ? Faites ce petit effort pour planifier votre semaine stratégiquement. Commencez par planifier votre semaine, pas votre journée. Sinon vous allez être stressé.

Il est important de vous demander “Ok, quelle est la top priorité lundi ? Et celle de mardi ?” Organisez ainsi vos priorités. Et lorsque vous démarrez la semaine, vous savez exactement ce que vous devez faire. Vous ne commencez pas la semaine en disant, “Alors, qu’est-ce que je vais faire ?” Vous êtes un chef d’entreprise, pas un amateur, mais un professionnel.

Vous planifiez votre temps parce que vous savez que le temps, c’est la plus grande des ressources qui soit.

Le secret du succès est de savoir comment organiser vos 24 heures. On a tous 24 heures. Comment allez-vous utiliser ce temps pour prioriser vos ressources ? Pour cela, vous devez non seulement les prioriser, mais vous devez vous focaliser pour accomplir le maximum de choses en minimum de temps.

Pour se focaliser, vous devez apprendre à déléguer. Donc, une des choses que vous pouvez faire dès maintenant, c’est de regarder la semaine précédente. Vous prenez les sept derniers jours, et vous notez toutes les tâches que vous avez faites réellement. Cela vous fera rendre compte de comment vous avez utilisé votre temps.

C’est tellement important d’avoir un feedback avec vous-même, de prendre du recul, de vous demander “Comment je passe mon temps réellement ? Est-ce que tout ce que je fais mérite d’y passer autant de temps ? Était-ce vraiment important ? Est-ce que ça va vraiment faire progresser mon entreprise ? Est-ce que ça va vraiment faire avancer mes finances ? Ça va me permettre vraiment d’être plus heureux ?

Vous allez vous rendre compte que vous gaspillez énormément de temps, et vous passez du temps sur des tâches qui ne sont pas importantes. Si vous passez 80 % de votre temps sur des tâches qui vous rapportent rien ou peu, pourquoi vous continuez à les faire ? Vous devez être stratégique.

Le jour où j’ai commencé à prendre 80 % de mon temps sur les deux, trois actions qui avaient des impacts à 9 ou 10, littéralement en un an, j’ai multiplié par 10 ma trésorerie. Je suis passé de gagner 150 000 €, à en un an, 1,5 million d’euros de bénéfice. Donc, j’ai fait x10 en un an. C’est la première fois que je voyais 1 million d’euros sur mon compte en banque, et ça, ça a changé ma vie pour toujours. Ça, c’est le pouvoir de déléguer, de prioriser, et de se focaliser.

Prenez un petit moment pour noter les 10, 15, 20 tâches que vous faites de manière récurrente. Notez à côté, entre 0 et 10, le niveau d’impact de chaque tâche sur le développement de votre entreprise, sur vos ventes, vos marges, vos bénéfices, et à permettre d’atteindre vos objectifs. Si ce n’est pas un minimum de 8 ou 9, ou idéalement 10, vous devez le déléguer ou l’arrêter.

Quand vous recrutez quelqu’un et que vous déléguez, vous allez récupérer du temps dans un premier temps, et plus tard, de l’argent. Faites-le, cela va changer votre vie. Vous allez progresser, avancer. Vous allez comprendre que c’est l’un des meilleurs retours sur investissement que vous pouvez faire.

Prendre conscience de votre environnement

espace de travail organisé

Voici un autre secret pour augmenter votre productivité : prendre conscience de votre environnement. Vous devez créer un environnement propice qui va réduire au maximum les notifications, les interruptions. Les interruptions sont l’ennemi du focus.

Une des choses que vous devez apprendre à faire avec le temps, en tant que chef d’entreprise, c’est de communiquer aux membres de votre équipe, et même à des membres de votre famille. Dites-leur que vous ne voulez pas être interrompu à un instant T.

Si vous travaillez dans un open space, -un des pires tueurs de productivité-, vous avez intérêt à avoir un casque avec un réducteur de son ou demander à être mis à part. Peut-être que cela favorise les échanges, mais travailler en open space tue le focus.

Apprendre l’art d’éliminer les distractions

Vous devez apprendre l’art d’éliminer les distractions maximum. Première chose à faire : mettre votre téléphone en mode avion. Personne ne peut vous déranger. Demandez à votre équipe de le faire aussi. Communiquez avec votre équipe en les informant que de telle heure à telle heure, vous devez être focus et ne pas être perturbé. Elle peut vous appeler uniquement en cas d’extrême urgence.

Prévoyez des calls avec votre équipe pour parler des sujets sur un moment clé : pendant 30 minutes ou 1 heure, échangez avec vos collaborateurs. Supprimez aussi vos notifications. Pour beaucoup d’entre vous, vous ne le faites pas parce que vous avez peur de rater quelque chose. Ce n’est pas grave. S’il y a quelque chose d’urgent, de vraiment urgent, quelqu’un va vous appeler. Le monde ne va pas s’écrouler.

Lorsque vous n’êtes pas disponibles à un moment, vos collaborateurs doivent trouver une solution par eux-même. Cela responsabilise les membres de votre équipe, et vous libère votre temps. Cela aide aussi à faire grandir votre entreprise.

Deuxième point : l’importance de travailler avec intensité

concentration au travail

Ce que vous voulez avoir pour accomplir de grandes choses, ce que vous devez être en mesure d’accomplir, c’est de travailler en profondeur, ou deep work. Tous les jours, pendant 3-4 heures. Personne ne doit vous perturber, aucune notification ne doit vous interrompre. Vous devez arriver à vous focaliser sur votre top priorité du moment.

Imaginez l’impact sur votre entreprise, vos finances, votre bien-être et votre estime personnelle si vous appliquez ce conseil de deep working maintenant. Concentrez-vous pour accomplir des tâches et des actions à un niveau optimal, pendant 3 à 4 heures par jour, avec une hyper-focalisation où rien ni personne ne peut vous distraire, sans notifications, en vous consacrant à la chose la plus importante.

Imaginez cela : les résultats ne pourront qu’augmenter de manière exponentielle dans les mois et années à venir.

Savoir où et quand vous perdez votre temps

Prenez un moment pour vous poser la question : “Où est-ce que je perds beaucoup de temps ? Où est-ce que je m’épuise inutilement ? Combien de temps par jour est-ce que je consacre à des activités insignifiantes qui ne me rendent pas heureux, à des discussions futiles, ou à critiquer quelqu’un avec un membre de ma famille, un collègue ou un collaborateur ? La critique, à quoi bon, si ce n’est pour gaspiller votre temps et vous sentir mal ensuite ?”

À mes débuts en tant qu’entrepreneur et chef d’entreprise, je passais au moins 9 heures par semaine, donc 3 fois 3 heures, dans un bar à Strasbourg, avec les mêmes potes. On racontait les mêmes histoires de nos profs passés du lycée. J’avais 21 ans à ce moment-là. On parlait des mêmes choses constamment, et on prenait des bières. Est-ce que la bière m’aidait à augmenter mes finances ? Non, plutôt à réduire ma concentration et mon focus. L’excès d’alcool n’augmente pas le focus. Discuter sans cesse des choses passées n’apporte rien. C’est ce qu’on appelle brasser de l’air.

À quel point parler dans le dos de quelqu’un va-t-il améliorer vos finances et booster votre business ? En quoi se plaindre du temps qu’il fait va-t-il augmenter vos revenus ? Cela peut sembler insignifiant, mais pendant les cinq minutes que vous passez à râler sur la météo, vous auriez pu passer un coup de fil supplémentaire. Non seulement vous perdez votre concentration, mais vous risquez aussi de stagner ou de régresser, ce qui n’est pas votre objectif.

Vous devez apprendre à vous discipliner, et cela commence par une prise de conscience de vos actions et de vos paroles. Réfléchissez à la manière dont vous utilisez votre temps, avec qui vous parlez et ce que vous faites.

Voici une question importante : est-ce que ce que je suis en train de faire me rapproche de mes rêves et de mes objectifs ? Notez cette question en grand et collez-la devant vous, sur votre bureau. À chaque fois que vous faites quelque chose, demandez-vous : est-ce que cela me rapproche de mes rêves ? Si la réponse était non, prenez conscience que vous êtes en train de brasser de l’air.
La clé du focus, c’est avant tout l’élimination. Arrêtez de faire des choses insignifiantes et concentrez-vous sur l’essentiel.

Savoir dire non

oser dire non

Cela nous mène à une clé essentielle que vous devez maîtriser : savoir dire non. Ce mot est tellement important pour le focus, car pour dire oui à ce qui est important, vous devez dire non à de nombreuses autres choses. Vous devez refuser ce qui est insignifiant pour pouvoir dire oui à votre vie et à ce qui compte vraiment.

Warren Buffett, le plus grand investisseur de tous les temps, a été interrogé sur le nombre de fois qu’il dit oui. Sa réponse : “Je passe 95 % de mon temps à dire non.” Il a un filtre très clair sur ses priorités et ses valeurs. Il se demande : est-ce que cela me rapproche de mes rêves et objectifs ? Est-ce en accord avec mes valeurs et priorités ? Si la réponse est non, alors sa réponse est non.

Il est important de savoir dire non avec tact et gentillesse. Par exemple, vous pouvez dire : “Merci beaucoup pour ton invitation à ton anniversaire, cela me touche vraiment. Malheureusement, j’ai des priorités qui m’empêchent d’y assister, mais je t’envoie un cadeau avec grand plaisir.” Ainsi, vous restez respectueux tout en priorisant ce qui est essentiel pour vous.

Vous ne devez pas refuser toutes les invitations, comme les anniversaires, mais vous devez vous demander si c’est une priorité. Si c’est une priorité, alors c’est oui. Si ce n’est pas une priorité, cela doit être non. Cette réflexion peut vous accompagner pendant des années.

Pendant longtemps, j’avais peur de dire non, craignant de ne pas être aimé. Je redoutais que si je refusais quelqu’un, cette personne ne m’aimerait plus et parlerait mal de moi dans mon dos, risquant ainsi de perdre son amitié.

Mais il faut faire des choix : soit vous cherchez à accomplir vos rêves, soit vous passez votre temps à chercher la validation des autres et à essayer d’être aimé par tout le monde.

C’est la meilleure recette pour être malheureux et pour échouer. Vous ne pouvez pas plaire à tout le monde. On parle de vos rêves et de votre vie. Le temps passe très vite. Il faut juste vous le rappeler : le temps passe et le temps est important.

Qu’est-ce que vous allez faire de votre vie ? Qu’est-ce que vous allez faire de votre entreprise ? Qu’est-ce qui vous permettra, dans 5, 10, ou 20 ans, de vous dire : “Je suis sacrément fier de ce que j’ai accompli, je suis fier de qui je suis devenu” ?

Si vous voulez réaliser votre plein potentiel et être capable de vous regarder dans le miroir en disant “Je suis vraiment fier de ce que je vois en face de moi”, vous devez apprendre à dire non à au moins 80 % des choses qui vous sont proposées. Cela inclut dire non à certaines opportunités, à certains anniversaires, et à la télévision.

Ma raison d’être et toute mon équipe, c’est de vous aider, vous les chefs d’entreprise, entrepreneurs, à devenir financièrement libres et épanouis sur le chemin.

La stratégie des 3 P

Retenez bien la stratégie 3P.

Planifier

Le premier P, c’est planifier. Avoir des objectifs clairs et précis. Vous devez vraiment être clair sur vos priorités. Quelles sont les une à trois choses qui vont générer le maximum d’impact dans les prochains mois et années ?
Ensuite, c’est de planifier cette top priorité dans votre agenda. Ce top 3 doit représenter 80 % de la planification de votre agenda.

Si vous faites cela, vous allez accomplir plus en un an que ce que vous avez accompli en 10 ans.

Se préparer

Le deuxième P, c’est se préparer. Préparez votre environnement pour éliminer toutes les distractions possibles. Un exemple frappant est celui d’Elon Musk, qui dormait régulièrement dans son bureau. Dès son réveil, il prenait une douche et plongeait directement dans ses tâches. Son organisation était impeccable, lui permettant d’être aussi productif que possible dès le début de sa journée. De même, préparez votre agenda et planifiez la communication avec les membres de votre équipe pour optimiser votre productivité au maximum.

Pratiquer

Le troisième P, c’est pratiquer. Atteindre ce niveau de concentration nécessitera de la pratique et de la discipline. Après des années à naviguer dans différentes directions, à être aussi changeant qu’une girouette et à être constamment interrompu par toutes sortes de sollicitations, il ne suffira pas d’appuyer sur un simple bouton “focus” pour que tout soit réglé comme par magie. Cela exigera de la persévérance et de la détermination jusqu’à ce que vous atteigniez votre objectif.

Lorsque vous vous engagerez à vous concentrer, il est fort probable que des distractions surviennent, comme des notifications. Même dans ces moments, il vous faudra retrouver votre concentration. Notre cerveau a tendance à choisir ce qui est le plus facile et le plus confortable, mais avec de la pratique et de la persévérance, vous pourrez entraîner votre esprit à rester focalisé sur vos objectifs malgré les distractions. Il faut arriver à vous focaliser sur une opportunité pendant 5, 10 ans. Vous êtes le maître de votre cerveau, ce n’est pas le cerveau qui est votre maître. Vous dites à votre cerveau ce qu’il doit faire. Vous devez entraîner votre cerveau à se focaliser. Si vous faites ça, le succès va devenir inévitable. Vous savez ce que vous devez faire, vous devez passer à l’action. L l’action est le pont entre les rêves et la réalité.

Appliquez la stratégie 3P.

Soyez persévérant, soyez patient, soyez bienveillant avec vous-même. Les résultats viendront avec le temps. Commencez par des choses simples, prenez un, deux ou trois points et commencez à les mettre en pratique dès maintenant. En augmentant votre niveau de concentration, vous accomplirez davantage.

Rappelez-vous, il ne s’agit pas seulement d’ajouter des tâches, mais surtout d’éliminer celles qui ne sont pas essentielles.

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