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Tableau Urgent Important : tout savoir pour le mettre en place

Les post-its envahissent votre bureau ? Votre liste de tâches n’en finit plus de s’agrandir et vous vous demandez comment vous allez vous en sortir ? Il faut se l’avouer : vous vous sentez stressé et épuisé par ce manque d’organisation. Pire, vous n’arrivez plus à vous projeter dans le futur, car votre vie actuelle est rythmée de tâches urgentes qui s’enchaînent les unes après les autres. Et si je vous disais qu’un simple outil facile à utiliser peut résoudre en grande partie ce désordre ? Le tableau urgent important ou matrice d’Eisenhower est à ce jour l’un des outils d’organisation les plus puissants à adopter. À titre personnel, comme professionnel, vous allez vous délester d’un poids et gagner du temps sur votre journée. Vous pourrez ainsi bâtir de réels objectifs au service de votre vie. Vous souhaitez en savoir plus ? Alors, lisez cet article !

Tableau urgent important : définition et origine

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Le tableau urgent important, plus connu sous le nom de matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps qui va vous permettre de gagner en productivité.

Il tire son origine d’une citation qu’aurait énoncée Dwight D. Eisenhower, 34président des États-Unis, en 1954 : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. ».

Prenant au pied de la lettre cette citation, Stephen Covey, conférencier et auteur américain, popularisa en 1989 la désormais très célèbre matrice d’Eisenhower.

Présentée sous la forme d’un tableau de quatre quadrants, la matrice différencie quatre types de tâches :

  • les tâches urgentes et importantes (à réaliser immédiatement) ;
  • les tâches urgentes, mais non importantes (à déléguer à quelqu’un d’autre) ;
  • les tâches importantes, mais pas urgentes (à programmer pour plus tard) ;
  • les tâches non importantes et non urgentes (à éliminer de votre to-do list).

Comprendre l’urgence et l’importance d’une tâche

À première vue, les tâches urgentes et importantes peuvent facilement se confondre. Toutefois, je vous assure que ce n’est absolument pas la même chose ! Dans un premier lieu, vous devez donc apprendre à dissocier clairement les actions qui sont prioritaires, à programmer, à déléguer, ou à éliminer.

Les tâches urgentes sont celles que vous devez réaliser immédiatement. Elles sont soumises à une contrainte temporelle. Vous êtes de ce fait soumis à une date butoir et ne pouvez la reléguer à plus tard sous peine d’en subir les conséquences.

Plus le délai se rapproche, plus votre stress est soumis à rude épreuve. Pour ne pas être pris au dépourvu, vous devez donc les dissocier des autres actions.

Les tâches importantes sont des actions qui servent vos objectifs trimestriels et annuels (voire au-delà). Il n’est donc pas primordial de les effectuer à l’instant, mais il reste nécessaire de les planifier. Vous pourrez ainsi anticiper ces actions et atteindre plus sereinement vos objectifs.

Cette différence assimilée, vous allez pouvoir dresser votre liste de tâches puis classer chacune de vos actions dans l’un des quatre quadrants du tableau urgent important.

Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower

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1 — Les tâches à réaliser tout de suite

Ce quadrant représente les tâches urgentes et importantes, c’est-à-dire celles que vous devez réaliser immédiatement. Ainsi, quels que soient vos objectifs à remplir, ces actions doivent être effectuées en priorité, et ce, dès le début de votre journée.

Je vous donne ici quelques exemples de tâches urgentes et importantes :

  • emmener votre véhicule au garage, car celui-ci est en panne ;
  • aller chercher votre enfant malade à l’école ;
  • répondre à une offre d’emploi ;
  • préparer votre entretien annuel qui a lieu demain ;
  • gérer un litige avec l’un de vos clients ;
  • rendre un dossier urgent à votre supérieur pour le lendemain ;
  • etc.

Vous allez vous en rendre compte : quelques-unes de ces tâches sont imprévisibles. En revanche, certaines d’entre elles auraient pu être anticipées (par exemple, c’est le cas de la préparation de l’entretien annuel dont vous auriez pu revoir les détails bien plus en amont).

Planifier vos tâches importantes et les réaliser en avance vous permet d’éviter un stress inutile. D’autant plus que dans l’urgence, vous aurez davantage tendance à bâcler votre travail pour le terminer dans les temps.

2 — Les tâches qui peuvent attendre ou qui peuvent être déléguées à un tiers

Les tâches de ce quadrant représentent celles qui ne sont pas importantes, mais urgentes (du moins à vos yeux). Nous passons, à tort, beaucoup de temps à les accomplir. Pourtant, ce ne sont pas celles qui nous font avancer vers nos objectifs.

Pour vous permettre d’y voir plus clair sur ce type de tâche, je vous donne quelques exemples :

  • répondre à un email quelques minutes seulement après l’avoir reçu ;
  • apporter de l’aide à un collègue qui a besoin d’un coup de main sur un dossier urgent ;
  • rendre service à votre supérieur pour des missions qui ne figurent pas sur votre contrat de travail ;
  • donner gracieusement des cours de maths au fils de votre cousin ;
  • etc.

Sachez qu’à vos yeux, ces tâches sembleront toujours importantes. Mais encore une fois, prenez garde à ne pas confondre l’urgent et l’important et posez-vous les questions suivantes :

  • Cette tâche est-elle importante pour moi ou pour quelqu’un d’autre ?
  • Peut-elle être déléguée à quelqu’un d’autre ?
  • Sert-elle mes propres objectifs ?

En lisant ces lignes, vous allez peut-être me dire que je vous pousse à l’égoïsme ! Eh bien, ce n’est pas du tout le cas. Bien sûr que vous pouvez aider le fils de votre cousin à améliorer son niveau en mathématiques. Je suis certain qu’il vous en sera très reconnaissant. En revanche, ne réalisez pas ces cours au détriment de vos tâches importantes et non urgentes qui vont vous aider à remplir vos objectifs.

De même, apprenez également à dire « non » à des proches qui vous demandent une aide trop régulière. Car si l’accomplissement de ces tâches vous satisfait à l’instant T (vous êtes en plus perçu comme quelqu’un de gentil et serviable, ce qui renforce votre égo), vous vous retrouvez ensuite frustré de manquer de temps pour vos actions essentielles.

3 — Les tâches essentielles à programmer sur son agenda

Ces actions essentielles sont les tâches non urgentes, mais importantes. Ce sont celles qui, en les accomplissant, vont vous faire atteindre vos objectifs personnels, comme professionnels.

Alors même si ces tâches ne représentent qu’un pourcentage minime de la totalité de vos actions à accomplir, ce sont celles qui vous apporteront le plus de résultats sur le long terme. Je fais bien sûr référence à la loi de Pareto qui affirme que 20 % de nos actions nous apportent 80 % des résultats désirés.

Plutôt que les effectuer dans l’urgence, programmez ces tâches pour l’avenir. Créez-vous un plan sur le long terme dans lequel seront détaillées ces actions essentielles à réaliser.

Selon vos objectifs, ces tâches non urgentes, mais importantes sont diverses et variées. Voici quelques exemples :

  • mettre en place un planning hebdomadaire ;
  • planifier l’année à venir et définir ses objectifs ;
  • prendre du temps pour soi une ou plusieurs fois par semaine (pause bien-être, sport, méditation, etc) ;
  • passer du temps avec sa famille ;
  • lire un livre de développement personnel/business par mois ;
  • suivre une formation en ligne pour renforcer ses compétences métier ;
  • investir en bourse ;
  • etc.

Quoi qu’il en soit, rappelez-vous toujours de l’importance de ces tâches. Car sur le long terme, ce sont celles qui vous apporteront le plus d’épanouissement et de succès.

Bien entendu, vous allez devoir faire preuve d’obstination pour arriver à vos fins. Vous ferez parfois face à des obstacles ou des blocages. Mais, les planifier, puis les effectuer représente déjà un pas énorme vers la réussite. C’est d’ailleurs ainsi que ces tâches se transformeront, petit à petit, en habitudes puis en réflexes.

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4 — Les tâches à éliminer

Les tâches à supprimer sont celles qui ne sont ni urgentes ni importantes. Ce sont tout simplement vos divertissements. Ces actions peuvent attendre, mais comme elles vous procurent du plaisir, vous les placez parfois devant les autres.

Quelles sont-elles au juste ? Je vous présente quelques exemples :

  • scroller sans but son fil d’actualité Facebook ;
  • regarder une série à la télévision ;
  • jouer aux jeux vidéos ;
  • jouer à des jeux d’argent (casino, jeux à gratter, paris sportifs en ligne, etc.) ;
  • faire du shopping ;
  • etc.

Le problème majeur de ces actions est que nous y passons beaucoup trop de temps. Il n’y a rien de mal à regarder un bon film de temps en temps. Il n’est pas non plus préjudiciable d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer sur son activité ou interagir avec sa famille et ses amis. En revanche, ces activités sont tellement plaisantes que nous pouvons y passer des heures sans voir le temps passer !

Comment éviter cela ? De manière très simple : apprenez à vous fixer des limites ! En réduisant le temps passé devant les écrans ou à réaliser des tâches inutiles à l’atteinte de vos objectifs, vous allez, je vous l’assure, retrouver votre énergie et gagner en efficacité !

4 conseils pour mieux prioriser ses tâches

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Vous savez désormais comment classer vos tâches sur le tableau urgent important. Mais pour exploiter à son maximum la matrice d’Eisenhower, quelques astuces existent. Grâce à elles, vous serez en mesure d’établir plus facilement vos priorités.

Conseil n° 1 : Se servir d’un code couleur

Accordez une couleur spécifique à chaque type de tâche (urgente, à faire en priorité, à planifier, non urgentes). De cette manière, vous visualisez en un seul coup d’œil celles qui sont à réaliser en priorité.

Ces couleurs correspondent chacune à l’un des quadrants de la matrice d’Eisenhower. Classer vos tâches dans le tableau devient alors très simple.

Conseil n° 2 : Inscrire 10 tâches maximum par quadrant

Il n’existe rien de pire qu’une to-do list à rallonge. Non seulement vous allez vous sentir débordé, mais vous serez en plus frustré de ne pouvoir tout accomplir sur une journée.

Pour ce faire, je vous conseille de vous limiter à 10 tâches par quadrant maximum. Bien entendu, si cela est possible, restreignez encore ce nombre d’actions.

Conseil n° 3 : Distinguer le professionnel du personnel

Vous souhaitez séparer le professionnel du personnel, et ce, de manière distincte ? Dans ce cas-ci, je vous invite à créer deux tableaux urgent important. Cette action instaurera instantanément une barrière naturelle entre ces deux pans de votre vie. Vous pourrez également vous organiser plus aisément.

Conseil n° 4 : Élaguer sa liste de tâches avant de remplir sa matrice

Je parlais tout à l’heure des tâches non urgentes et non importantes, celles qu’il faut essayer de supprimer le plus possible. Au-delà de ces distractions, nombre de tâches annexes prennent de votre temps, tout en ne servant pas vos objectifs.

Et force est de constater qu’en supprimant (ou en limitant) certaines d’entre elles, vous gagnez un temps fou. Cet élagage vous permet aussi d’y voir plus clair et ainsi de mieux prioriser vos tâches.

Vous savez maintenant comment mieux organiser vos tâches grâce au tableau urgent important. Noter ses actions, mais aussi les prioriser est l’une des étapes indispensables d’une organisation au top ! En plus, cet outil vous aidera à lutter contre la procrastination. Alors, prêt à tester la matrice d’Eisenhower ? Dites-le-moi en commentaires !

À très vite,

Max