Les post-its envahissent votre bureau ? Votre liste de tâches n’en finit plus de s’agrandir et vous vous demandez comment vous allez vous en sortir ? Il faut se l’avouer : vous vous sentez stressé et épuisé par ce manque d’organisation. Pire, vous n’arrivez plus à vous projeter dans le futur, car votre vie actuelle est rythmée de tâches urgentes qui s’enchaînent les unes après les autres. Et si je vous disais qu’un simple outil facile à utiliser peut résoudre en grande partie ce désordre ? Le tableau urgent important ou matrice d’Eisenhower est à ce jour l’un des outils d’organisation les plus puissants à adopter. À titre personnel, comme professionnel, vous allez vous délester d’un poids et gagner du temps sur votre journée. Vous pourrez ainsi bâtir de réels objectifs au service de votre vie. Vous souhaitez en savoir plus ? Alors, lisez cet article !

Tableau urgent important : définition et origine

Le tableau urgent important, plus connu sous le nom de matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps qui va vous permettre de gagner en productivité.

Il tire son origine d’une citation qu’aurait énoncée Dwight D. Eisenhower, 34^e président des États-Unis, en 1954 : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. ».

Prenant au pied de la lettre cette citation, Stephen Covey, conférencier et auteur américain, popularisa en 1989 la désormais très célèbre matrice d’Eisenhower.

Présentée sous la forme d’un tableau de quatre quadrants, la matrice différencie quatre types de tâches :

• les tâches urgentes et importantes (à réaliser immédiatement) ;
• les tâches urgentes, mais non importantes (à déléguer à quelqu’un d’autre) ;
• les tâches importantes, mais pas urgentes (à programmer pour plus tard) ;
• les tâches non importantes et non urgentes (à éliminer de votre to-do list).

Comprendre l’urgence et l’importance d’une tâche

À première vue, les tâches urgentes et importantes peuvent facilement se confondre. Toutefois, je vous assure que ce n’est absolument pas la même chose ! Dans un premier lieu, vous devez donc apprendre à dissocier clairement les actions qui sont prioritaires, à programmer, à déléguer, ou à éliminer.

Les tâches urgentes sont celles que vous devez réaliser immédiatement. Elles sont soumises à une contrainte temporelle. Vous êtes de ce fait soumis à une date butoir et ne pouvez la reléguer à plus tard sous peine d’en subir les conséquences.

Plus le délai se rapproche, plus votre stress est soumis à rude épreuve. Pour ne pas être pris au dépourvu, vous devez donc les dissocier des autres actions.

Les tâches importantes sont des actions qui servent vos objectifs trimestriels et annuels (voire au-delà). Il n’est donc pas primordial de les effectuer à l’instant, mais il reste nécessaire de les planifier. Vous pourrez ainsi anticiper ces actions et atteindre plus sereinement vos objectifs.

Cette différence assimilée, vous allez pouvoir dresser votre liste de tâches puis classer chacune de vos actions dans l’un des quatre quadrants du tableau urgent important.

Les quatre quadrants de la matrice d’Eisenhower

1 — Les tâches à réaliser tout de suite

Ce quadrant représente les tâches urgentes et importantes, c’est-à-dire celles que vous devez réaliser immédiatement. Ainsi, quels que soient vos objectifs à remplir, ces actions doivent être effectuées en priorité, et ce, dès le début de votre journée.

Je vous donne ici quelques exemples de tâches urgentes et importantes :

• emmener votre véhicule au garage, car celui-ci est en panne ;
• aller chercher votre enfant malade à l’école ;
• répondre à une offre d’emploi ;
• préparer votre entretien annuel qui a lieu demain ;
• gérer un litige avec l’un de vos clients ;
• rendre un dossier urgent à votre supérieur pour le lendemain ;
• etc.

Vous allez vous en rendre compte : quelques-unes de ces tâches sont imprévisibles. En revanche, certaines d’entre elles auraient pu être anticipées (par exemple, c’est le cas de la préparation de l’entretien annuel dont vous auriez pu revoir les détails bien plus en amont).

Planifier vos tâches importantes et les réaliser en avance vous permet d’éviter un stress inutile. D’autant plus que dans l’urgence, vous aurez davantage tendance à bâcler votre travail pour le terminer dans les temps.

2 — Les tâches qui peuvent attendre ou qui peuvent être déléguées à un tiers

Les tâches de ce quadrant représentent celles qui ne sont pas importantes, mais urgentes (du moins à vos yeux). Nous passons, à tort, beaucoup de temps à les accomplir. Pourtant, ce ne sont pas celles qui nous font avancer vers nos objectifs.

Pour vous permettre d’y voir plus clair sur ce type de tâche, je vous donne quelques exemples :

• répondre à un email quelques minutes seulement après l’avoir reçu ;
• apporter de l’aide à un collègue qui a besoin d’un coup de main sur un dossier urgent ;
• rendre service à votre supérieur pour des missions qui ne figurent pas sur votre contrat de travail ;
• donner gracieusement des cours de maths au fils de votre cousin ;
• etc.

Sachez qu’à vos yeux, ces tâches sembleront toujours importantes. Mais encore une fois, prenez garde à ne pas confondre l’urgent et l’important et posez-vous les questions suivantes :

• Cette tâche est-elle importante pour moi ou pour quelqu’un d’autre ?
• Peut-elle être déléguée à quelqu’un d’autre ?
• Sert-elle mes propres objectifs ?

En lisant ces lignes, vous allez peut-être me dire que je vous pousse à l’égoïsme ! Eh bien, ce n’est pas du tout le cas. Bien sûr que vous pouvez aider le fils de votre cousin à améliorer son niveau en mathématiques. Je suis certain qu’il vous en sera très reconnaissant. En revanche, ne réalisez pas ces cours au détriment de vos tâches importantes et non urgentes qui vont vous aider à remplir vos objectifs.

De même, apprenez également à dire « non » à des proches qui vous demandent une aide trop régulière. Car si l’accomplissement de ces tâches vous satisfait à l’instant T (vous êtes en plus perçu comme quelqu’un de gentil et serviable, ce qui renforce votre égo), vous vous retrouvez ensuite frustré de manquer de temps pour vos actions essentielles.

3 — Les tâches essentielles à programmer sur son agenda

Ces actions essentielles sont les tâches non urgentes, mais importantes. Ce sont celles qui, en les accomplissant, vont vous faire atteindre vos objectifs personnels, comme professionnels.

Alors même si ces tâches ne représentent qu’un pourcentage minime de la totalité de vos actions à accomplir, ce sont celles qui vous apporteront le plus de résultats sur le long terme. Je fais bien sûr référence à la loi de Pareto qui affirme que 20 % de nos actions nous apportent 80 % des résultats désirés.

Plutôt que les effectuer dans l’urgence, programmez ces tâches pour l’avenir. Créez-vous un plan sur le long terme dans lequel seront détaillées ces actions essentielles à réaliser.

Selon vos objectifs, ces tâches non urgentes, mais importantes sont diverses et variées. Voici quelques exemples :

• mettre en place un planning hebdomadaire ;
• planifier l’année à venir et définir ses objectifs ;
• prendre du temps pour soi une ou plusieurs fois par semaine (pause bien-être, sport, méditation, etc) ;
• passer du temps avec sa famille ;
• lire un livre de développement personnel/business par mois ;
• suivre une formation en ligne pour renforcer ses compétences métier ;
• investir en bourse ;
• etc.

Quoi qu’il en soit, rappelez-vous toujours de l’importance de ces tâches. Car sur le long terme, ce sont celles qui vous apporteront le plus d’épanouissement et de succès.

Bien entendu, vous allez devoir faire preuve d’obstination pour arriver à vos fins. Vous ferez parfois face à des obstacles ou des blocages. Mais, les planifier, puis les effectuer représente déjà un pas énorme vers la réussite. C’est d’ailleurs ainsi que ces tâches se transformeront, petit à petit, en habitudes puis en réflexes.

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4 — Les tâches à éliminer

Les tâches à supprimer sont celles qui ne sont ni urgentes ni importantes. Ce sont tout simplement vos divertissements. Ces actions peuvent attendre, mais comme elles vous procurent du plaisir, vous les placez parfois devant les autres.

Quelles sont-elles au juste ? Je vous présente quelques exemples :

• scroller sans but son fil d’actualité Facebook ;
• regarder une série à la télévision ;
• jouer aux jeux vidéos ;
• jouer à des jeux d’argent (casino, jeux à gratter, paris sportifs en ligne, etc.) ;
• faire du shopping ;
• etc.

Le problème majeur de ces actions est que nous y passons beaucoup trop de temps. Il n’y a rien de mal à regarder un bon film de temps en temps. Il n’est pas non plus préjudiciable d’utiliser les réseaux sociaux pour communiquer sur son activité ou interagir avec sa famille et ses amis. En revanche, ces activités sont tellement plaisantes que nous pouvons y passer des heures sans voir le temps passer !

Comment éviter cela ? De manière très simple : apprenez à vous fixer des limites ! En réduisant le temps passé devant les écrans ou à réaliser des tâches inutiles à l’atteinte de vos objectifs, vous allez, je vous l’assure, retrouver votre énergie et gagner en efficacité !

4 conseils pour mieux prioriser ses tâches

Vous savez désormais comment classer vos tâches sur le tableau urgent important. Mais pour exploiter à son maximum la matrice d’Eisenhower, quelques astuces existent. Grâce à elles, vous serez en mesure d’établir plus facilement vos priorités.

Conseil n° 1 : Se servir d’un code couleur

Accordez une couleur spécifique à chaque type de tâche (urgente, à faire en priorité, à planifier, non urgentes). De cette manière, vous visualisez en un seul coup d’œil celles qui sont à réaliser en priorité.

Ces couleurs correspondent chacune à l’un des quadrants de la matrice d’Eisenhower. Classer vos tâches dans le tableau devient alors très simple.

Conseil n° 2 : Inscrire 10 tâches maximum par quadrant

Il n’existe rien de pire qu’une to-do list à rallonge. Non seulement vous allez vous sentir débordé, mais vous serez en plus frustré de ne pouvoir tout accomplir sur une journée.

Pour ce faire, je vous conseille de vous limiter à 10 tâches par quadrant maximum. Bien entendu, si cela est possible, restreignez encore ce nombre d’actions.

Conseil n° 3 : Distinguer le professionnel du personnel

Vous souhaitez séparer le professionnel du personnel, et ce, de manière distincte ? Dans ce cas-ci, je vous invite à créer deux tableaux urgent important. Cette action instaurera instantanément une barrière naturelle entre ces deux pans de votre vie. Vous pourrez également vous organiser plus aisément.

Conseil n° 4 : Élaguer sa liste de tâches avant de remplir sa matrice

Je parlais tout à l’heure des tâches non urgentes et non importantes, celles qu’il faut essayer de supprimer le plus possible. Au-delà de ces distractions, nombre de tâches annexes prennent de votre temps, tout en ne servant pas vos objectifs.

Et force est de constater qu’en supprimant (ou en limitant) certaines d’entre elles, vous gagnez un temps fou. Cet élagage vous permet aussi d’y voir plus clair et ainsi de mieux prioriser vos tâches.

Vous savez maintenant comment mieux organiser vos tâches grâce au tableau urgent important. Noter ses actions, mais aussi les prioriser est l’une des étapes indispensables d’une organisation au top ! En plus, cet outil vous aidera à lutter contre la procrastination. Alors, prêt à tester la matrice d’Eisenhower ? Dites-le-moi en commentaires !

À très vite,

Max

La loi de Pareto est un concept plus pertinent que jamais. Dans un monde du travail de plus en plus troublé, il est important de savoir gagner du temps et de pouvoir prioriser tout en restant performant. Dans une autre mesure, c’est aussi le cas dans nos vies personnelles : avons-nous le temps de perdre notre énergie dans ce qui ne nous comble pas ? Et c’est là que le principe de Pareto entre en jeu : pour nous diriger vers l’essentiel en générant un meilleur chiffre d’affaires au travail et bien plus de bien-être dans notre vie en général. Vous vous dites peut-être que cette loi est compliquée et qu’elle n’aura aucune utilité dans votre vie ? Et bien vous pourriez passer à côté d’un outil d’analyse précieux et puissant. Soyez curieux et découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la mystérieuse loi de Pareto. 😉 

Comment définir la loi de Pareto ou la règle du 80/20 ? 

Définition et historique 

La loi de Pareto est un outil d’analyse qui permet d’identifier qu’un petit pourcentage de causes génère les meilleurs résultats. En d’autres termes, 80 % des résultats les plus importants découlent d’environ 20 % des causes. Ce concept vise à focaliser sur les actions prioritaires les plus utiles à votre entreprise, votre projet, votre vie personnelle, etc.

Au début du XXe siècle, voilà ce que Vilfredo Pareto, un économiste italien, a pu observer en étudiant la répartition des richesses en Italie :  

• 80 % des terres en Italie appartenaient à 20 % de la population ;
• 80 % des impôts sont payés par 20 % des contribuables ;
• 80 % des fruits de son jardin sont produits par 20 % de ses plantes.

La loi de Pareto est née. Plus tard, c’est le statisticien, Joseph Curan qui utilise l’expression “principe de Pareto” pour en faire un phénomène généralisé à de nombreux domaines : 

• la gestion du temps ;
• la gestion de projet ;
• le relationnel avec les clients ;
• la stratégie en entreprise ;
• les relations sociales ; 
• le sport ;
• le bien-être, etc.

Les bénéfices 

La loi de Pareto est une clé précieuse d’efficacité et de productivité au travail ainsi que dans la vie de tous les jours. Le principe de Pareto permet de déterminer ses priorités, ce sur quoi il faut concentrer ses efforts pour gagner du temps et avoir un maximum de résultats. Il est souvent fréquent de perdre du temps sur des tâches qui ont un impact minime en termes de résultats. 

Imaginons que vous souhaitiez vendre des bijoux et que vous dépensiez toute votre énergie à travailler le design de votre site en ligne. En vous reposant sur le principe de Pareto, vous pouvez vous apercevoir que cette tâche, loin d’être inutile, n’est pourtant pas celle qui va vous faire gagner en productivité et qui va attirer vos premiers clients. 

Il serait plus judicieux de travailler la qualité et l’esthétique de vos bijoux, de travailler la communication et de mettre en place un site en ligne fiable et de qualité sans pour autant y perdre trop de temps. Parfois, nous avons tendance à stagner sur des actions secondaires par peur de se confronter à la réalité de notre projet. En utilisant la règle 80/20, vous pourrez hiérarchiser vos actions et concentrer vos efforts sur ce qui va générer le plus de résultats. 

La loi de Pareto va contribuer à booster votre confiance en soi en faisant émerger votre performance. Perdre du temps sur des taches secondaires en travaillant beaucoup sans pour autant avoir d’impact sur le chiffre d’affaires peut causer une certaine frustration et une démotivation. En priorisant vos actions les plus utiles à votre entreprise, vous allez gagner en efficacité, vous serez plus productif et performant et votre moral va remonter en flèche. 

La loi de Pareto peut aussi être utilisée pour identifier ce qui ne fonctionne pas au sein d’une entreprise. En effet, 20 % des causes peuvent générer 80 % de non-productivité. La règle 80/20 peut contribuer à mettre en lumière des facteurs néfastes : 

• utilisation excessive des réseaux sociaux ;
• le manque de formation des salariés ;
• un environnement de travail inadapté ;
• une mauvaise communication entre les équipes, etc.

La loi de Pareto : quelle application dans votre vie professionnelle et personnelle ?

La loi de Pareto n’est pas une science exacte, c’est surtout un principe général. Il est important d’en comprendre juste l’essence : apprendre à détecter les tâches prioritaires qui amènent à une performance optimale.

Le diagramme de Pareto

Le diagramme de Pareto analyse et calcule les pourcentages exacts dans la lignée de la règle du 80/20. Je vais vous décrire les principales étapes, cependant le plus important reste le message véhiculé par le principe de Pareto.

Il est évident que la productivité et la performance de notre entreprise sont importantes, dans le cas contraire difficile d’être serein. Mais ce n’est pas la finalité. Ce qui importe à travers les résultats de notre entreprise, c’est surtout notre bien-être et notre épanouissement.

Voici la méthode basique de calcul du principe de Pareto : 

• définissez le sujet à analyser ;
• rassemblez vos données ;
• classer vos données par catégorie ;
• regroupez les catégories avec peu de données dans une seule catégorie ;
• faire le total de chaque catégorie ;
• calculer les pourcentages et classer les par valeur décroissante ;
• calculer le pourcentage cumulé. 

Le principe de Pareto est un indicateur de performance, mais ne vous laissez pas trop influencer par les pourcentages, les chiffres et les diagrammes. D’abord, parce que si vous vous trompez dans la notation, vos résultats seront biaisés, mais surtout parce qu’il est essentiel de rester centré sur l’humain et la réalité du terrain.

Comment intégrer la loi de Pareto dans votre quotidien ?

La méthode de calcul du diagramme de Pareto est un outil intéressant pour évaluer et hiérarchiser vos tâches dans votre entreprise. Mais plus concrètement comment l’appliquer intuitivement dans votre vie de tous les jours et en percevoir les effets ?  

Ayez un but bien précis en tête

Il est primordial que vous sachiez où vous voulez aller. Il n’est pas exclu de modifier votre trajectoire en cours de route, mais ayez un cap dès le départ. Par exemple, imaginons que faire du sport vous fait du bien, vous rend plus heureux et efficace. En analysant votre mode de vie sous l’angle de la loi de Pareto, vous vous rendez compte que vous n’en faites pas assez et que vous perdez tout votre temps sur les réseaux sociaux ou devant la télévision. La reprise du sport sera votre but.

Commencez par supprimer les actions secondaires

Afin d’atteindre votre but, en l’occurrence la reprise du sport, il est plus judicieux de commencer par supprimer ce qui vous empêche d’avancer vers lui : 

• les réseaux sociaux ;
• la télévision et les médias ;
• le temps passé avec des personnes qui ne vous correspondent plus ;  
• les tâches domestiques en délégant ou en employant une aide ménagère, etc.

Tout l’intérêt est de supprimer les actions qui vous éloignent de votre objectif et de gagner du temps de vie pour pratiquer l’activité sportive qui vous fait du bien. 

Adopter une nouvelle manière de faire

Nous agissons souvent en mode automatique, cependant, l’innovation est souvent issue d’une nouvelle manière de faire ou suite à des contraintes extérieures. C’est dans ce genre de situation que l’être humain développe une grande créativité pour réaliser envers et contre tout ce qu’il désire, par exemple : 

• essayer de muscler vos abdos au bureau devant votre ordinateur ; 
• allez courir 20 mn tous les jours avant le travail ou avant le dîner ;
• Levez-vous plus tôt le week-end pour faire votre sport, etc.

 En intégrant de manière intuitive le principe de Pareto dans votre vie, vous allez pouvoir identifier ce qui vous stimule et vous porte au quotidien, mais aussi comment faire pour vous dégager du temps de vie pour ce qui compte vraiment. 

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Loi de Pareto : À quel moment l’utiliser ?

La loi de Pareto, comme outil d’analyse et d’aide à la prise de décision, peut être pertinente dans votre vie professionnelle mais aussi dans votre vie personnelle.

En entreprise 

Le principe de Pareto est un outil de gestion du temps et de performance très précieux. Dans un monde du travail qui va de plus en plus vite, savoir organiser ses tâches pour gagner du temps tout en restant performant et productif représente une sorte de Saint Graal. 😉 Il peut donc être utilisé dans différents domaines : 

• La gestion : la gestion du temps, la gestion des tâches prioritaires, la gestion des stocks, la gestion des forces de l’entreprise, etc.
• La stratégie : définir une stratégie commerciale, des objectifs de vente, une gamme de produits et de services, etc.
• RH : le management des équipes, les relations entre collaborateurs, l’utilisation des compétences, etc.
• Organisation : obtenir plus d’efficacité, savoir hiérarchiser les actions les plus utiles, identifier les causes d’un problème, etc.

Dans la vie personnelle 

La loi de Pareto peut aussi être très utile dans votre quotidien. Oubliez les diagrammes et autres pourcentages pour vous concentrer sur l’essence même du principe de Pareto : prioriser ce qui a le plus de sens pour vous et qui vous donne le plus de satisfaction. Par exemple dans votre vie de couple, posez-vous un instant et demandez vous ce qui nourrit le plus votre relation ? Qu’est-ce qui renforce votre couple et qui vous rend le plus heureux ? Nous passons beaucoup de temps à gérer les tâches domestiques, l’aspect financier, les conflits familiaux, mais est ce vraiment tout cela qui au final fera perdurer votre couple ? 

Si vous et votre conjoint êtes profondément connectés et heureux en voyageant, en pratiquant une activité sportive, en allant au cinéma, en concevant des projets professionnels ensemble, le principe de Pareto vous invite à multiplier ces moments de bonheur dans votre vie. Car ce sont ces moments qui vont renforcer votre couple et vous épanouir. Il vous invitera aussi à passer moins de temps à vous disputer sur les tâches domestiques, les problèmes financiers, les conflits familiaux, etc. Ces aspects de la vie existent bel et bien, mais essayons juste de leur donner moins d’importance. 

Vous pouvez appliquer le principe de Pareto à tous vos domaines de vie et identifier ce qui donne le plus de sens à votre vie, ce qui vous comble vraiment : 

• voyager ;
• changer de travail ;
• améliorer vos relations familiales et sociales ;
• faire plus de sport ;
• pratiquer une activité artistique ; 
• trouver sa mission de vie, etc. 

Vous en savez maintenant un peu plus sur la loi de Pareto et tous ses effets positifs au quotidien. Sachez allier la méthode classique avec votre instinct pour en retirer tous les bénéfices et gagner du temps de vie pour tout ce qui compte vraiment, tant professionnellement que personnellement. C’est maintenant à vous de jouer !

Connaissiez-vous la loi de Pareto ? Allez-vous l’appliquer dans votre vie ? N’hésitez pas à me partager vos avis et ce que ce concept a pu changer pour vous. Je serai heureux de lire vos commentaires ci-dessous. Et si vous souhaitez agir et passer à l’étape supérieure dans votre vie d’entrepreneur, participez à mon séminaire entrepreneurs.

À très vite,

Max 

 

Optimiser son temps de travail en tant qu’entrepreneur est une nécessité. En effet, si vous souhaitez atteindre vos objectifs et devenir un chef d’entreprise à succès, vous allez devoir travailler efficacement. Alors bien sûr, vous pouvez faire preuve d’autodiscipline et réussir, seul, à finaliser vos missions dans les temps. Mais, vous pouvez également vous aider d’outils de gestion du temps. La technique Pomodoro en fait partie. Quelle est cette méthode et comment l’utiliser ? Présente-t-elle des limites ? Je vous dis tout dans cet article !

La technique Pomodoro : c’est quoi ?

La technique Pomodoro est un outil de gestion du temps créé par Francesco Cirillo, entrepreneur italien, à la fin des années 80. Elle repose sur la division de votre temps de travail en plages horaires de 25 minutes, elles-mêmes entrecoupées de pauses programmées à l’avance.

Mais au fait, d’où vient le nom de cette méthode ? Conscient qu’une bonne gestion de son temps lui permettrait de gravir des montagnes, Francesco Cirillo a commencé à utiliser un minuteur en forme de tomate pendant ses études.

Il pouvait ainsi estimer combien de temps lui prenait chacune de ses tâches. Le timer et son échéance représentaient également une source de motivation pour ne pas abandonner sa mission en cours.

Par la suite, lorsqu’il exposa sa méthode, il la baptisa tout naturellement « la technique Pomodoro ».

Comment utiliser la méthode Pomodoro ?

Bien qu’elle soit facile à comprendre et simple à appliquer, la technique Pomodoro requiert malgré tout une certaine discipline de votre part. En effet, pour espérer obtenir les résultats escomptés, vous devez suivre rigoureusement les étapes suivantes.

1 — Définir ses objectifs de la journée

Dans un premier temps, établissez un planning de votre journée. Pour que votre to-do-list soit réalisable, fixez-vous une voire deux missions prioritaires à effectuer.

En effet, il s’avère que beaucoup de personnes prévoient trop de choses à faire en une seule journée. Lorsque vient le moment de stopper le travail, elles sont frustrées. Et pour cause : elles n’ont pas achevé les missions qu’elles s’étaient fixées.

Autre astuce pour bien planifier votre journée : évaluez approximativement combien de temps vous prendra chaque tâche. Vous vous rendrez ainsi compte de ce qui est réalisable et de ce qui ne l’est pas.

Si vous avez le temps, d’autres microtâches annexes peuvent compléter votre journée.

2 — S’isoler et couper ses notifications

Vous le savez sans doute déjà si vous me lisez régulièrement : la distraction est le pire ennemi de la productivité. Un collègue qui vient discuter avec vous, les notifications personnelles et professionnelles, le bruit ambiant : un rien peut, à tout moment, vous déconcentrer.

Pour appliquer correctement la méthode Pomodoro, il est donc nécessaire de vous isoler de toute source de distraction.

3 — Travailler pendant 25 minutes

Une fois vos objectifs établis, puis vos notifications coupées, réglez votre minuteur sur 25 minutes et traitez votre tâche durant ce laps de temps.

Soyez assuré d’être pleinement concentré. 25 minutes, c’est très court. Vous allez vite vous en rendre compte.

4 — Prendre une pause de 5 minutes

Après seulement 25 minutes de travail, il arrivera fréquemment que votre tâche en cours ne soit pas terminée. Malgré tout, n’ignorez pas le minuteur et prenez 5 minutes de pause.

La force de la technique Pomodoro repose sur la maximisation de ce temps de pause. Ainsi, détournez les yeux de votre écran ! Ces 5 minutes ne sont pas destinées à lire vos emails ni consulter vos dernières notifications.

Pendant ce très court moment, profitez-en au contraire pour vous ressourcer. Levez-vous et faites quelques pas. Vous pouvez également vous hydrater ou fermer les yeux quelques instants.

5 — Enchaîner 4 sessions de travail avant une plus longue pause

Les 5 minutes écoulées, réglez à nouveau votre minuteur sur 25 minutes. Enchaînez ainsi 4 sessions de travail, entrecoupées de 3 courtes pauses.

Au terme de ces 4 sessions, prenez une pause plus longue de 30 minutes environ. Pendant ce moment, éloignez-vous de votre ordinateur et détendez-vous. Prendre l’air, lire, piquer un somme, manger un morceau : la liste de ce que vous pouvez faire est vaste.

Votre longue pause achevée, vous pouvez enchaîner de nouveau 4 cycles de 25 minutes. Procédez de même jusqu’à la fin de votre journée de travail.

Quels sont ses avantages ?

Alors, je vous le dis tout de suite : votre temps n’est pas extensible et la technique Pomodoro n’est pas un outil miracle.

Cependant, croyez-moi sur parole, bien l’appliquer peut vous apporter de nombreux bénéfices à court, comme à long terme :

• Votre capacité de concentration va grimper en flèche. Eh oui, 25 minutes, c’est très court. Au fur et à mesure, vous allez apprendre à vous focaliser pleinement sur votre tâche en cours.
• Votre productivité va bondir. En étant plus concentré durant vos sessions de travail, vous allez optimiser votre temps et ainsi, mieux travailler.
• Votre procrastination va s’envoler. En vous fixant des objectifs de travail clairs tous les matins, vous n’aurez plus aucune raison de repousser vos tâches à plus tard.
• Votre satisfaction personnelle va augmenter. En travaillant de manière plus efficace, vous allez atteindre vos objectifs plus rapidement.

Ainsi, appliquer la technique Pomodoro va complètement modifier votre façon de travailler, et ce, sur le long terme.

Cette technique convient-elle à tout le monde ?

La technique Pomodoro vous est tout particulièrement destinée si vous êtes un entrepreneur travaillant à domicile. En effet, n’étant soumis à aucune contrainte extérieure, vous pouvez organiser votre temps de travail comme bon vous semble.

Cependant, elle présente toutefois quelques limites :

• Il se peut qu’elle ne soit pas en concordance avec votre rythme de travail. En effet, vous pouvez éprouver des difficultés à suivre des cycles prédéfinis à l’avance. Loin de vous motiver, ceux-ci ont plutôt tendance à brider votre créativité.
• Travaillant dans un endroit bruyant (un espace de coworking par exemple) et ne pouvant vous isoler, vous avez du mal à vous concentrer pleinement.
• Planifier minutieusement votre journée ne vous convient pas. Il vous est en effet compliqué d’estimer le temps de réalisation de chaque tâche.

 

Vous savez désormais tout sur la technique Pomodoro. Quoi qu’il en soit, je vous conseille de vous écouter ! Certes, il s’agit d’un outil de gestion du temps exceptionnel pour qui veut gagner en productivité. Mais il ne convient pas à tout le monde. Ainsi, posez-vous les bonnes questions avant de foncer tête baissée : « Mes objectifs sont-ils clairs ? » ; « Cette méthode est-elle adaptée à mon activité ? » ; « Suis-je capable de tenir ce rythme sur le long terme ? ». Celles-ci vous aideront déjà à y voir plus clair.

Vous êtes un chef d’entreprise audacieux et en recherche constante d’amélioration ? Alors, inscrivez-vous dès à présent à mon séminaire pour entrepreneurs BusinessMax. Je suis impatient de vous rencontrer !

À très vite,

Max

La gestion du temps au travail : vous voyez cela comme une contrainte ? Pourtant, l’optimiser conditionne en grande partie l’atteinte de vos objectifs. Bien gérer votre temps conduit en effet à plus de productivité, davantage d’efficacité et moins de procrastination. Alors, ça paraît facile dit comme ça, mais la réalité est bien différente. Organiser son temps de travail demande de connaître quelques astuces, mais aussi d’éviter certains pièges. Vous voulez les connaître ? Découvrez dès à présent mes 7 astuces pour optimiser votre gestion du temps au travail !

Astuce n° 1 — Connaître ses priorités pour une meilleure gestion du temps au travail

 

Que vous soyez salarié, cadre ou entrepreneur, votre parcours professionnel est jalonné d’objectifs. Qu’ils soient fixés à plus ou moins long terme, ils conditionnent vos actions au quotidien. Il est donc primordial de bien les connaître pour ensuite pouvoir définir vos priorités.

Ainsi, posez-vous les bonnes questions :

• Quelles sont mes missions prioritaires ?
• Quelles sont celles qui m’aideront à atteindre mes objectifs ?
• Au contraire, quelles sont les actions qui ne m’apportent aucun résultat ?

Ce travail de réflexion ne vous semble peut-être pas important. Mais croyez-moi : écrites noir sur blanc, vos priorités vous paraîtront bien plus claires !

Astuce n° 2 — Identifier ses périodes de productivité

Ah, cette fameuse productivité ! Quand on parle d’optimisation et de gestion de son temps au travail, elle revient toujours sur le devant de la scène. Et pour une très bonne raison : être productif va vous faire gagner beaucoup de temps.

Simplement, nous ne sommes pas tous égaux. Quand certains seront plus efficaces au lever du jour, d’autres seront beaucoup plus productifs en fin de journée. Alors, je vous rassure : la vie n’appartient pas exclusivement à ceux qui se lèvent tôt ! Elle est plutôt du côté des personnes qui apprennent à mieux se connaître.

Car en ayant conscience des moments de la journée où vous êtes le plus efficace, vous avez la possibilité de mieux organiser votre temps.

Pour ce faire, planifiez les tâches qui vous demandent attention et réflexion durant ces périodes. Quant aux autres actions plus « automatiques » (réponse à vos emails, facturation, appels sortants et entrants, etc.), planifiez-les à des moments où vous savez que votre concentration sera moindre.

Astuce n° 3 — Planifier sa semaine pour mieux gérer son temps

Optimiser sa gestion du temps au travail nécessite de savoir s’organiser. Et une bonne organisation passe avant tout par la planification de ses tâches. En effet, à partir du moment où celles-ci sont clairement définies puis annotées sur votre agenda, votre charge mentale diminue instantanément.

Ainsi, au moment qui vous convient le mieux, listez toutes les tâches que vous devez effectuer et planifiez votre semaine à venir. Cette action peut également être réalisée sur un mois ou un trimestre complet. Vous pourrez ainsi réaliser quels sont les projets en attente qui nécessitent toute votre attention.

Astuce n° 4 — Ne pas faire plusieurs choses à la fois

Vous êtes adepte du multitâches ? Vous avez l’impression d’être efficace en réalisant plusieurs choses en même temps ? Cette façon de travailler est pourtant contre-productive.

En effet, en passant d’un claquement de doigts d’un projet à un autre, vous ne faites que vous fatiguer. Pire, cette sensation de surmenage pourrait même vous mener droit vers un burnout.

Car abandonner une tâche pour une autre demande à votre cerveau de constamment se réadapter à une nouvelle situation. Cela engendre aussi un trop-plein d’informations difficiles à gérer.

Au contraire, vous focaliser sur une seule mission augmente votre productivité. Votre sentiment de satisfaction face au travail accompli n’en est que renforcé.

Astuce n° 5 — Couper toutes ses notifications pour optimiser son temps de travail

Nous vivons dans un monde ultra connecté. Notifications, emails, coups de téléphone : au quotidien, vous êtes constamment dérangés ! Pour optimiser votre gestion du temps au travail, vous allez devoir faire preuve d’autodiscipline.

Cela inclut notamment de couper toutes vos notifications à certains moments de votre journée. Vous planchez sur un projet important ? Vous ne souhaitez pas être dérangé ? Dans ce cas, éteignez tout de suite votre téléphone.

Ne pas être sollicité va vous permettre d’accomplir des tâches de fond, celles qui vous demandent une concentration intense.

Avant de vous plonger dans vos dossiers, prévenez votre équipe de votre indisponibilité. Ainsi, ils ne seront pas surpris de votre absence. Quant à vos emails, ils peuvent bien attendre quelques heures, n’est-ce pas ?

Astuce n° 6 — Oser dire « non »

Je suis certain qu’il vous est déjà arrivé de regretter d’avoir accepté une sollicitation. Parce que vous appréciez la personne qui vous a demandé de l’aide. Ou parce que vous étiez vraiment enthousiaste à l’idée de réaliser un tel projet. Seulement, vous n’aviez pas du tout imaginé la charge de travail qui allait vous tomber dessus. Vous étiez débordé !

Comment anticiper cela ? La réponse est simple. Dans un premier temps, il est important de bien connaître vos priorités : ce projet est-il en concordance avec vos objectifs ? Identifiez ensuite quelles sont vos compétences : êtes-vous en mesure de réaliser la mission qui vous est confiée ?

Une fois ces éléments clairement définis, refusez les projets qui ne rentrent pas dans ce cadre. Ainsi, vous avancerez plus sereinement vers vos objectifs.

Astuce n° 7 — Prendre des pauses

J’en conviens, l’action même de prendre une pause n’est pas naturelle chez tout le monde. D’autant plus si votre charge de travail est importante. Mais je vous l’affirme : faire des pauses ne nuit ni à votre productivité ni à votre efficacité. Au contraire, votre gestion du temps au travail n’en est que fluidifiée.

S’aérer régulièrement l’esprit (après une période de travail intense par exemple) est bénéfique. Cela vous permet de prendre du recul sur vos tâches en cours et d’éviter le surmenage.

Vous n’arrivez pas à ralentir ? Encore une fois, tout est une question de planification. Notez vos moments de pause dans votre agenda et tenez-vous-y. Quelques minutes suffisent en général à prendre de la distance. Après ça, je vous l’assure : vous serez plus productif !

 

Optimiser sa gestion du temps au travail ne se réalise pas du jour au lendemain. Ces techniques représentent toutes des habitudes qu’il va vous falloir acquérir au fil du temps. Et ce sont ces bonnes pratiques qui vont vous permettre d’atteindre tous vos objectifs ! Vous souhaitez provoquer la chance et booster la croissance de votre entreprise ? Chaque année, j’organise le séminaire pour entrepreneurs BusinessMax. Venez-y nombreux !

À très vite,

Max

Reportez-vous régulièrement des tâches au lendemain, alors que vous pourriez les réaliser le jour même ? Vous sentez-vous bloqué au moment d’accomplir une action que vous n’avez pas du tout envie d’effectuer ? Si la réponse est oui, il se peut que vous soyez un procrastinateur. Je vous rassure, inutile de vous blâmer : procrastiner, ça arrive à tout le monde ! Simplement, pour atteindre vos objectifs, repousser continuellement vos échéances ne vous aidera en rien à progresser. Pire, vous entrez dans un cercle vicieux dont il est difficile de sortir. Vous vous demandez comment abandonner la procrastination ? Je vous donne 7 conseils pour y parvenir !

1 — Se concentrer sur son objectif pour abandonner la procrastination

Chacun d’entre vous, au cours de sa vie, souhaite atteindre ses objectifs. Qu’ils soient personnels ou professionnels, il vous tient à cœur de les réaliser. Cependant, pour y accéder, il se peut que certaines étapes vous rebutent.

Eh oui, arriver à ses fins n’est pas toujours aisé. Vous allez forcément devoir passer par des étapes inconfortables, qui à première vue, vous semblent insurmontables. Résultat, vous procrastinez et vos ambitions s’éloignent de plus en plus…

Bon, appuyons un moment sur le bouton stop. Avant de vous décourager, pensez un moment à votre objectif, celui qui va vous mener sur le chemin de votre vie rêvée. Posez-vous alors les bonnes questions. Quels sont les bénéfices que vous allez en tirer ? À quel point votre quotidien va-t-il changer ?

Croyez-en mon expérience : c’est en vous raccrochant à cette vision que vous allez abandonner la procrastination. Franchir les obstacles ne vous fera plus du tout peur.

2 — Prioriser ses tâches

Cela peut paraître évident. Pourtant, sachez que la plupart des procrastinateurs ne priorisent pas leurs tâches. À l’inverse, ils ont plutôt tendance à effectuer en premier les missions qui leur procurent le plus de plaisir. C’est votre cas ?

Pour éviter de procrastiner, je vous invite à prendre un peu de temps pour vous. Prenez une feuille de papier ou votre smartphone puis listez la totalité des actions à mener qui vous viennent à l’esprit.

Une fois cette action réalisée, vous pouvez les classer en vous aidant de la matrice d’Eisenhower. Ce tableau est divisé en 4 sous-parties :

• Les tâches urgentes et importantes : ce sont celles que vous devez effectuer en priorité.
• Les tâches urgentes, mais pas importantes : si celles-ci ne sont pas primordiales pour l’atteinte de votre objectif, elles peuvent attendre. Vous pouvez également les déléguer.
• Les tâches non urgentes, mais importantes : selon vos échéances, programmez et effectuez ces tâches dans la semaine ou le mois à venir.
• Les tâches non urgentes et pas importantes : celles-ci ne servent pas votre objectif, rayez-les de votre liste.

De ce tableau urgent important, retenez que les actions qui vont vous mener vers la réussite sont les tâches importantes. Ainsi, même si elles ne doivent pas être effectuées dans l’immédiat, il est primordial de ne pas les délaisser au profit de microtâches qui vous semblent urgentes.

3 — Établir un plan d’action pour arrêter la procrastination

Votre objectif vous paraît insurmontable ? S’il représente un souhait comme « atteindre 100 000 € de chiffre d’affaires cette année » ou encore « trouver le job de mes rêves », je comprends que vous puissiez éprouver des doutes !

Je l’ai toujours affirmé : un objectif, pour sembler réalisable, doit être clairement défini grâce à un plan d’action. Sans ceci, vous allez repousser vos tâches à plus tard et votre but en restera au stade du simple rêve.

Prenons ensemble l’exemple que je citais précédemment : vous souhaitez exercer un métier qui vous passionne. Vous pouvez alors découper votre objectif en plusieurs tâches réalisables rapidement :

• vous documenter et vous former le plus possible sur les sujets qui vous intéressent ;
• identifier vos valeurs profondes ;
• apprendre à mieux vous connaître grâce au développement personnel ;
• développer votre confiance en vous ;
• effectuer un bilan de compétences ;
• entamer un coaching de carrière.

Avoir sous les yeux ces actions concrètes à effectuer vous permettra d’arrêter la procrastination et de passer enfin à l’action !

4 — Se fixer des deadlines

Pour abandonner la procrastination, faites preuve d’autodiscipline en vous fixant des dates limites pour chacune de vos actions. Pour ce faire, notez immédiatement toutes vos tâches dans votre agenda papier ou numérique.

L’action même d’inscrire noir sur blanc vos objectifs vous aide à les rendre plus concrets. Vous allez également organiser votre planning de manière plus optimisée et votre efficacité n’en sera que renforcée.

Enfin, au moment d’inscrire la date butoir d’une tâche, veillez à bien évaluer le temps qu’il vous faudra pour l’accomplir. En effet, cette action a pour ambition de vous motiver. Mais elle doit aussi être réalisable dans le délai imparti. Sans quoi votre enthousiasme pourrait retomber tel un soufflé…

5 — En finir avec le multitâche

Vous aussi, vous faites partie de ceux qui se vantent de savoir faire plusieurs choses à la fois ? Eh bien, laissez-moi vous dire stop ! Cette pratique est complètement contre-productive et le meilleur moyen de ne jamais achever ce que l’on a commencé.

Pour éviter cette situation, vous pouvez commencer par limiter le nombre de tâches ou d’objectifs que vous souhaitez atteindre en une journée (par exemple, rédiger ce rapport dont vous repoussez constamment l’échéance et rattraper votre retard dans la gestion de vos emails).

En dehors, de ces tâches, n’effectuez rien d’autre. Une idée lumineuse vous vient à l’esprit ? Notez-la et revenez-y plus tard.

6 — Ne plus viser la perfection

Le fait même de rechercher la perfection est une qualité. Mais elle peut également se retourner contre vous. À vouloir viser la lune, vous pouvez vous retrouver prisonnier de vos rêves, sans jamais passer à l’action.

Ainsi, comparez l’attente de vos proches ou de vos clients à la vôtre. Vous vous rendrez souvent compte qu’elles sont moindres par rapport à ce que vous visiez.

Et c’est justement ceci que je souhaite vous faire comprendre : il vaut mieux agir quitte à faire des erreurs (qui seront, quoi qu’il en soit, pleines d’enseignement) que de rester spectateur du succès des autres.

7 — Éliminer toutes les sources de distraction

Arrêtez de mentir. Je vous vois, assis derrière votre bureau, en train de jeter un œil aux notifications de votre smartphone. Pour abandonner la procrastination, vous devez à tout prix rester concentré.

Cela implique, lorsque vous effectuez une tâche importante, d’éteindre votre téléphone et de supprimer toute source éventuelle de distraction. Sans cela, le temps passé à la réaliser pourrait considérablement s’allonger.

Pensez également à votre cadre de travail. Est-ce un lieu calme ? Au contraire, vous travaillez dans un espace partagé et êtes constamment sollicité ?

Dans ce dernier cas, je peux vous donner un conseil simple. Faites savoir à vos proches ou collègues que pendant les deux prochaines heures, vous ne serez pas disponible pour répondre à leurs questions. Puis, isolez-vous du bruit ambiant avec un casque ou dans une autre pièce. Cette plage horaire ainsi définie, vous serez beaucoup moins tenté de repousser vos actions à plus tard.

 

Et vous, appliquez-vous déjà ces conseils ? Connaissez-vous d’autres astuces pour ne plus procrastiner ? Dites-les-moi en commentaires ! Abandonner la procrastination est primordial si vous désirez atteindre vos objectifs. Si vous souhaitez vous dépasser et réussir tout ce que vous entreprenez, je réalise, chaque année, le séminaire pour entrepreneurs Business Max.

Alors, à très vite,

Max.